הנהלת חשבונות חכמה היא הבסיס להכול
אם אין סדר אין מה לדבר על צמיחה! מערכת הנהלת חשבונות עדכנית תאפשר לכם:
-
- לקבל תמונה ברורה של המצב הכספי
- להימנע מטעויות אנוש קריטיות
- לעמוד בדרישות רשויות המס
- לנהל תקציב שוטף בלי הפתעות
הנהלת חשבונות מסודרת נותנת תמונת מצב. אבל תמונת מצב לבד לא מספיקה. מנהל צריך גם לדעת לאן הוא הולך, לא רק איפה הוא עומד עכשיו. כאן נכנס לתמונה התכנון הפיננסי הכלי שמאפשר לעבור מניהול תגובתי לניהול יוזם.
תכנון פיננסי ותקצוב הם מפת הדרכים שלך
עסק בלי תקציב הוא כמו נהג בלי הגה. תכנון פיננסי נכון כולל:
- הגדרת מטרות פיננסיות ברורות
- תחזית הוצאות והכנסות
- מעקב שוטף והכנה לתרחישים משתנים
תקציב טוב מגדיר כיוון, אבל התזרים הוא זה שבודק אם אפשר באמת לנסוע לשם. לא מעט עסקים עובדים עם תקציב מסודר ועדיין מוצאים את עצמם בלחץ יומיומי.
הסיבה פשוטה: הכסף על הנייר לא תמיד זהה לכסף בבנק.
דיווחים כספיים: תראו לעצמכם (ולבנק) שאתם על זה
ניהול תזרים טוב מונע הפתעות, אבל כדי לנהל עסק לאורך זמן צריך יותר מאשר לדעת מה קורה השבוע. מנהלים חזקים לא מסתפקים בתחושת בטן – הם רוצים תמונה ברורה, מדידה ומבוססת. כאן נכנסים הדוחות הכספיים: לא כבירוקרטיה, אלא ככלי ניהולי שמאפשר להבין את הסיפור האמיתי של העסק.
דוחות כספיים הם לא רק לרואה החשבון הם כלי ניהולי מהמעלה הראשונה,
עסק שלא מסתכל על הנתונים , פשוט טס בעיניים עצומות.
שווה לעבוד עם מערכת שיודעת להוציא דוחות עדכניים, מדויקים, ולשלוח לכם אותם ישירות למייל אחת לחודש. פשוט, מהיר, ברור.
בשלב הזה הרבה מנהלים עוצרים, לא כי הם לא רוצים לנהל טוב אלא כי השפה משתנה.
פתאום יש דוחות, מספרים, מושגים כמו מאזן, רווח והפסד ותזרים מזומנים, ובינינו? אתה מרגיש קצת כמו תייר בלי מפה. לא כי אתה “לא מבין”, אלא כי אף אחד לא באמת לימד אותך איך לקרוא את זה בלי פחד. כדי להרגיש שליטה אמיתית, לא צריך להיות רואה חשבון.
צריך להבין את המושגים הבסיסיים, לדעת על מה שואלים ומה המשמעות של כל מספר.
כאן נכנס המילון הפיננסי.
מילון פיננסי לעסקים כל מה שמנהל חייב להבין (בשפה פשוטה)
"החזר מס, דירוג אשראי, ריבית, תזרים מזומנים…" המילים האלו אולי נשמעות מוכרות, אבל בוא נודה לא פעם הן מרגישות כמו קוד סודי של בנקאים.
בעלי עסקים רבים מספרים שהם מרגישים אבודים מול מסמכים ודוחות. האמת? זה לא חייב להיות ככה.
המדריך הזה עושה לך סדר: בלי חפירות, בלי ז’רגון מתנשא, ובלי להרגיש "טיפש". רק כלים פרקטיים שיעזרו לך לנהל את העסק בביטחון.
מונחי יומיום שכל אחד חייב להכיר
- החזר מס : כסף שמס הכנסה חייב לך אם גבו יותר מדי מס בשנה (למשל אם עבדת בכמה מקומות עבודה בלי תיאום מס).
- דירוג אשראי : הציון שמראה כמה אתה אמין בעיני הבנקים. דירוג גבוה פותח לך דלתות, דירוג נמוך סוגר אותן.
- הלוואה : כסף שמקבלים היום ומחזירים עם ריבית. יש סוגים שונים: בלון (הכול בסוף), גרייס (דחייה בהתחלה), הלוואה משלימה (משכנתא וכו’).
- ריבית : המחיר של הכסף. קבועה, משתנה, פריים… מה שחשוב: להבין כמה באמת תשלם או תרוויח.
- הצמדה למדד : הלוואה שמתעדכנת לפי יוקר המחיה. המדד עולה? גם ההחזר עולה.
- הון חוזר : הכסף שמאפשר לעסק לתפקד ביום־יום: לשלם משכורות, ספקים והוצאות שוטפות, עוד לפני שהלקוחות משלמים. עסק יכול להיות רווחי – אבל בלי הון חוזר הוא ירגיש חנוק.
- נקודת איזון: הרגע שבו ההכנסות מכסות בדיוק את ההוצאות. לא הרווחת, לא הפסדת, אבל מכאן והלאה כל שקל נוסף הוא רווח אמיתי.
כל מנהל חייב לדעת איפה הנקודה הזו אצלו. - אשראי ספקים : דחיית תשלום לספקים (שוטף +, פריסה וכו’).
זה כלי ניהולי לגיטימי כל עוד הוא מנוהל, מתוכנן, ולא הופך להרגל שמסתיר בעיית תזרים. - מס שולי : האחוז שממסים בו את השקל האחרון שהרווחת.
לא כל ההכנסה ממוסה באותו שיעור והבנה של זה מונעת החלטות שגויות, בעיקר סביב תמחור והכנסות נוספות.
- רווח גולמי מול רווח נקי: הרווח לפני הוצאות תפעול (שכירות, שיווק, הנהלה) לעומת מה שנשאר באמת בסוף. הרבה עסקים “מרגישים מצליחים” ברווח הגולמי ומופתעים מהרווח הנקי.
אחרי שמכירים את שפת היומיום, אפשר להתקדם לשפה הניהולית. שלושה דוחות עומדים בלב כל עסק, וכל מנהל חייב לדעת מה הם אומרים – ומה הם לא אומרים.
מונחים ניהוליים שכל מנהל חייב לשלוט בהם
מה זה מאזן (ולמה שלא תיבהל מזה)
תחשוב על צילום מצב של העסק ביום מסוים.
כמה מזומן יש בקופה, כמה חייבים לך לקוחות, כמה אתה חייב לספקים, כמה הון עצמי יש – הכל בטבלה אחת, זה המאזן.
מה הוא לא? המאזן לא מספר כמה מכרת או כמה הרווחת רק איפה אתה עומד כרגע. לשם כך יש דו"ח אחר
מה זה דו"ח רווח והפסד (רו״ה) – AKA כמה עשית, כמה שרפת, ומה נשאר
הדו"ח הזה הוא הסיפור האמיתי של העסק בתקופה מסוימת – חודש, רבעון, שנה.
הוא מראה כמה הכנסות היו, כמה הוצאות, ומה הרווח בסוף (או ההפסד, אם היה כזה).
ישנן שתי שיטות לבניית דו"ח רווח והפסד:
-
- בסיס מצטבר : רושמים הכנסה גם אם הכסף עוד לא נכנס.
- בסיס מזומן : רושמים רק כשהכסף באמת נכנס או יצא.
מה זה תזרים מזומנים?
כמו Waze לחשבון הבנק: כמה כסף באמת נכנס ויוצא. עסק יכול להיות רווחי על הנייר אבל במינוס בבנק – וזה ההבדל בין שקט כלכלי לבין כאב ראש.
זהו דו"ח קריטי, כי לפעמים העסק רווחי על הנייר אבל בפועל אין מזומן ופה מתחילים כאבי הראש, ההלוואות, והריצות אחרי אשראי.
חיסכון והשקעות
- פנסיה: קצבה שתקבל בפרישה.
- קרן השתלמות : חיסכון לטווח בינוני שאפשר למשוך אחרי 6 שנים בלי מס.
- קופת גמל : חיסכון לטווח ארוך, לרוב לפיצויים ותגמולים.
- תשואה : כמה הרווחת (או הפסדת) מהשקעה, נמדד באחוזים.
ניהול תזרים מזומנים, הלב הפועם של העסק
תזרים מזומנים הוא מה שמחזיק אתכם בחיים, גם עסק רווחי עלול לקרוס אם לא תהיה לו נזילות רגעית.
הפתרון: מערכות לניהול תזרים בזמן אמת, שמעבירות אתכם ממעקב לסימולציה ולתכנון מראש.
מה כדאי לבדוק?
- מתי הכסף באמת נכנס – ומתי יוצא
- אילו תשלומים דחופים – ואילו ניתנים לגמישות
- איך אפשר להיערך מראש לחודשים חלשים
כשמתחילים לעקוב ברצינות אחרי תזרים, מגלים מהר מאוד עד כמה הדיווחים והציות לרשויות משפיעים על השורה התחתונה. תשלומי מס, מקדמות, דוחות והחזרים כולם חלק מהמשחק, וכולם חייבים להיות מנוהלים במקביל לניהול השוטף.
עד כאן דיברנו על מבנה, תהליכים וכלים. אבל הרבה מנהלים נתקעים לא בגלל חוסר רצון, אלא בגלל חוסר הבנה. דוחות, מושגים ומספרים הופכים בקלות לשפה זרה. בדיוק בשביל זה חשוב לעצור רגע, ולפרק את הפיננסים לשפה פשוטה וברורה.
אז מה עושים עם כל זה?
אתה לא צריך להפוך לרואה חשבון, ולא חייב להבין IFRS כדי לקבל החלטות חכמות.
אבל אם תבין את העקרונות הבסיסיים של שלושת הדוחות האלה
יהיה לך הרבה יותר קל לנהל, לשאול שאלות, לקבל החלטות ולא ליפול למלכודות.
בסופו של דבר, התנהלות פיננסית נכונה היא לא תחום נפרד מהניהול היא הליבה שלו. מנהלים שלא מפחדים ממספרים, לא נבהלים מדוחות, ולא דוחים החלטות כלכליות – מנהלים עסקים יציבים יותר, רגועים יותר ורווחיים יותר. כסף לא צריך להיות שפה זרה. ברגע שאתה מבין את המונחים אתה כבר לא אבוד מול בנקים ורואי חשבון.
