פגישה עסקית שלא מסתיימת בהחלטות היא כישלון ניהולי

פגישה היא כלי ניהולי, לא אירוע חברתי

אחת הטעויות הנפוצות בניהול היא ההתייחסות לפגישה כאל אירוע “טבעי” בלו״ז.
משהו שקורה כי צריך לדבר, להתעדכן, או “להיות על אותו עמוד”.

אבל בעסק, זמן ניהולי הוא משאב יקר.
פגישה שלא מייצרת תנועה קדימה לא רק מבזבזת זמן  היא שוחקת את המערכת כולה.

פגישה עסקית אמורה להיות מנגנון ממוקד:

• • לבחון מצב

  • לצמצם אפשרויות

  • ולקבל החלטה

ברגע שפגישה מאבדת את הייעוד הזה, היא הופכת למרחב שבו כולם מדברים – ואף אחד לא מוביל.

לפני שקובעים פגישה – חייבת להיות תשובה אחת ברורה

לפני שמזמנים אנשים, לפני שמכינים מצגת ולפני שממלאים חדר יש שאלה אחת שחייבים לענות עליה בכנות:

מה צריך להיות שונה אחרי הפגישה הזו?

לא “נבין יותר”, לא “נשמע דעות”, ולא “נחשוב יחד”  אלא שינוי ממשי:

• • החלטה שנלקחת

  • כיוון שמאושר

  • נושא שנסגר

  • או פעולה שיוצאת לדרך

אם אין תשובה ברורה לשאלה הזו  סביר להניח שהפגישה מיותרת בשלב הזה.
לעיתים מייל ממוקד, שיחה קצרה או עבודה עצמאית חוסכים פגישה שלמה.

מי צריך להיות בחדר ומי לא?

עודף משתתפים הוא אחת הסיבות המרכזיות לפגישות שמתפזרות.
ככל שיש יותר אנשים בחדר כך האחריות מתמסמסת.

בפגישה עסקית צריכים להיות רק שלושה סוגי משתתפים:

• • מי שמקבל החלטות

  • מי שמחזיק מידע קריטי להחלטה

  • ומי שאחראי לביצוע בפועל

כל משתתף נוסף צריך להצדיק את הנוכחות שלו. פגישה אפקטיבית אינה דמוקרטית היא ממוקדת תוצאה.

פגישה בלי נתונים היא דיון עקר

רעיונות חשובים. תחושות גם אבל ניהול מתקיים על בסיס עובדות.

פגישה עסקית שמתקיימת בלי נתונים רלוונטיים נוטה להיתקע באוויר:
כולם מרגישים, כולם חושבים, ואף אחד לא יודע.

לא מדובר בהכרח בדוחות מורכבים אלא במידע בסיסי: מספרים, עלויות, לוחות זמנים, השלכות.
הם אלה שמאפשרים לקבל החלטות ולא רק להחליף דעות.

הסיום קובע את ערך הפגישה

אפשר לזהות פגישה לא מנוהלת לפי איך שהיא מסתיימת.
אם אין סיכום ברור, אם אין החלטות כתובות ואם אין אחריות מוגדרת כל מה שנאמר בה נעלם תוך זמן קצר.

בסיום כל פגישה צריכים להיות שלושה דברים ברורים:

• • מה הוחלט

  • מי אחראי

  • ומתי בודקים התקדמות

הסיכום אינו פעולה אדמיניסטרטיבית הוא לב הפעולה הניהולית.

פגישה שלא הסתיימה בהחלטה היא סימפטום

כשפגישות חוזרות על עצמן בלי תוצאה, זה לא מקרי.
זה סימן לבעיה עמוקה יותר: היעדר הובלה, פחד מהכרעה, או חוסר בהירות לגבי אחריות.

לעיתים הבעיה אינה מורכבות הנושא , אלא העובדה שאף אחד לא לוקח בעלות אמיתית על קבלת ההחלטה.

נקודות מפתח לסיום,  איך נראית פגישה עסקית שמנוהלת נכון

• לפני כל פגישה חייבת להיות מטרה אחת ברורה
  אם אי אפשר להגדיר מה צריך להשתנות בסופה עדיף לא לקיים אותה.

• כל פגישה מתחילה בשאלה אחת פשוטה:
  למה אנחנו נפגשים ומה צריך להיות שונה בסוף הפגישה? 
  בלי מטרה ברורה, אין הצדקה לפגישה. פגישה עסקית היא כלי ניהולי לא אירוע שגרתי בלו״ז אם היא לא מייצרת החלטה או פעולה, היא מבזבזת זמן ושוחקת את המערכת.

• סדר יום הוא כלי ניהולי, לא פורמליות.
  הוא קובע על מה מדברים, כמה זמן מקדישים לכל נושא, ומי אחראי למה.
  פגישה בלי סדר יום נוטה להתפזר.

• לא כל אחד צריך להיות בחדר.
  בפגישה צריכים להיות רק מי שמקבל החלטות, מי שמחזיק מידע קריטי, ומי שמבצע אחר כך.
  יותר משתתפים לא מייצרים יותר ערך הם מייצרים פחות אחריות.

• החלטות מתקבלות על בסיס נתונים, לא רק רעיונות.
  עובדות, מספרים והקשר הם מה שמאפשרים לקדם החלטה ולא להיתקע בדיון עקר.

• כבוד לזמן הוא חלק מהניהול.
  פגישה שמתחילה בזמן ומסתיימת עם סיכום ברור משדרת רצינות ומיקוד.
  איחורים וחוסר סגירה מייצרים תחושת בזבוז.

• כללי שיח פשוטים מייצרים פגישה אפקטיבית.
  הקשבה, בלי טלפונים, בלי דיונים צדדיים אלה לא נימוסים, אלה תנאי עבודה.

• בלי סיכום לא יהיה ניהול.
  הסיכום הוא לב הפגישה, לא נספח פגישה שלא מסתיימת בהחלטות כתובות, אחראים ודדליין מתאדה מהר מאוד.

• פגישה בלי נתונים היא דיון עקר
  החלטות מתקבלות על בסיס עובדות, לא רק תחושות.

• פגישות שחוזרות על עצמן בלי תוצאה הן נורת אזהרה ניהולית
  בדרך כלל זו לא בעיית מורכבות  אלא בעיית הובלה או בעלות.

• מי שמנהל פגישות נכון חוסך זמן, מצמצם שחיקה ומקדם תוצאות
  מי שלא נשאר עסוק, אבל תקוע.